We werken met de nieuwste laptops. Vergaderen via videocalls met collega’s aan de andere kant van de wereld. Maar als je een contract van drie jaar geleden nodig hebt? Dan loop je nog steeds naar die stoffige archiefkast in de kelder. Die paradox is in 2025 niet meer uit te leggen. Zeker niet nu hybride werken de norm is en de privacywetgeving steeds strenger wordt. Tijd om je archief te digitaliseren.
Ruimte is geld (letterlijk)
Hoeveel vierkante meter neemt jouw papieren archief in beslag? Reken maar eens uit wat die ruimte kost. Gemiddeld betaal je tussen de 150 en 300 euro per vierkante meter kantoorruimte per jaar. Stel dat je archief tien vierkante meter beslaat. Dan praat je over 1500 tot 3000 euro per jaar. Alleen al voor opslag van papier.
Die ruimte kun je beter gebruiken. Een extra werkplek. Een rustige belhoek. Of gewoon meer ademruimte op kantoor. Bij GMS begrijpen ze dat elke meter telt in een modern bedrijf. Archief digitaliseren betekent direct meer werkruimte zonder verbouwing.
Vindbaarheid en snelheid
Iedereen kent het. Die zoektocht naar dat ene document. Je weet zeker dat het er is. Maar in welke map? Welk jaar? Welke kast? Een half uur later heb je het eindelijk gevonden. Of niet.
In een digitaal archief duurt diezelfde zoektocht drie seconden. Dankzij OCR-technologie kun je zelfs zoeken in gescande documenten. Type het contractnummer of een naam in en klaar. Die tijdwinst telt snel op. Zeker voor teams die niet op dezelfde locatie werken. Iedereen heeft direct toegang tot dezelfde informatie. Geen gedoe met kopieën versturen of documenten scannen.
Veiligheid en de AVG
Papier is kwetsbaar. Een waterleiding die lekt. Een brand. Of gewoon een map die zoekraakt. Weg is je belangrijke documentatie. En dan hebben we het nog niet eens over diefstal of onbevoegde toegang.
Een digitaal archief biedt veel betere beveiliging. Je stelt precies in wie wat mag zien. De HR-manager heeft toegang tot personeelsdossiers. De accountant tot de financiële stukken. En alles wordt automatisch gebackupt. Cruciaal voor privacygevoelige informatie en om te voldoen aan de AVG. Want volgens de wet moet je kunnen aantonen wie wanneer toegang had tot persoonsgegevens. Dat registreer je niet met een papieren archief.
Duurzaamheid als bijvangst
Minder papierverbruik. Geen fysiek transport van documenten tussen kantoren. Archief digitaliseren past perfect in je MVO-beleid. Het is misschien niet de hoofdreden om te digitaliseren, maar wel een mooie bonus die je kunt delen met klanten en medewerkers.
Investeren in efficiëntie
Archief digitaliseren is geen kostenpost, maar een investering. Een investering die zich op korte termijn terugverdient in productiviteit, veiligheid en ruimtebesparing. Je werkt sneller, veiliger en flexibeler.
Dus: hoeveel meter archief staat er bij jullie nog stil te staan? Maak eens een inventarisatie. Tel de kasten. Reken uit wat die ruimte kost. En neem contact op voor een scan-audit. Want de toekomst is digitaal. En die toekomst begint nu.
Recente reacties